Praktische Anleitung für den Datenschutz

Montag, 22. März 2021

Jan Trnka, Polaris-Team

Der Datenschutz bezieht sich auf Mitgliederdaten oder auf Personendaten anderer beteiligten Personen wie Gäste oder der Referenten.

Schutz der Mitgliederdaten

Folgende Grundsätze müssen eingehalten werden:

  1. Jede Person muss ihre eigene Zugangsdaten (Benutzername + Passwort) haben. Zugangsdaten dürfen nicht mit anderen Personen geteilt werden.
  2. Unter den Begriff "Personendaten" fallen sämtliche Daten der Person. D.H. Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail, Telefon-Nr. Beruf, Firma, Arbeitsort, Partnername, usw.
  3. Die Weitergabe der Personendaten ausserhalb von Rotary oder Rotaract ist nur mit der ausdrücklichen Einwilligung der Person gestattet. Dabei muss festgehalten werden, welche Daten an wem und zum welchen Zweck weitergegeben werden.
Praktische Beispiele:
  • Eine Assistentin des Sekretärs kann als "Anderer Kontakt" im Club erfasst sein, einen eigenen Zugang bekommen und kann dann entsprechende Administrations-Rechte haben.
  • Eine Witwe kann  als "Anderer Kontakt" im Club erfasst sein, einen eigenen Zugang bekommen und so an dem Clubleben teilnehmen.
  • Das Restaurant kann als "Anderer Kontakt" im Club erfasst sein, einen eigenen Zugang bekommen und die An- / Ab-Meldungen zum Lunch mit entsprechenden Menüwahl per E-Mail empfangen, oder sich im Web selbst über den Stand der Anmeldungen informieren. 
  • Die Abgabe der Mitgliederliste innerhalb des Clubs für interne Zwecke des Clubs, ist ohne Einwilligung der Mitglieder möglich. Das selbe gilt auch für den Distrikt.
  • Die Bekanntgabe von Mitgliederdaten an eine nichtrotarische Organisation oder an eine Firma (auch an Firma eines Mitglieds) ist nur mit der ausdrücklichen Einwilligung der Personen erlaubt.

Schutz anderer Personendaten

Bei diesen Personen handelt es sich um Gäste und Referenten, welche an den rotarischen Anlässen teilnehmen. Folgende Grundsätze müssen beachtet werden:

  1. Die Publikation der Gäste- und Referentendaten ausserhalb von Rotary (D.H. in der Öffentlichkeit)  ist nur mit der ausdrücklichen Einwilligung der Personen gestattet. Dabei muss festgehalten werden, welche Daten an wem und zum welchen Zweck weitergeben werden.
  2. Unter den Begriff "Personendaten" fallen sämtliche Daten der Person. D.H. Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail, Telefon-Nr. Beruf, Arbeitgeber, Arbeitsort, Funktion usw.
Praktische Beispiele:
  • Ein Club-Vortrag von Dr. Hans Mustermann von der Universität Basel zum Thema "Medikamentenforschung ohne Tierversuche" darf nur mit Einverständnis von Dr. Mustermann öffentlich publiziert werden. Dabei muss klar sein welche Angaben wo publiziert werden.
  • Ein Club-Vortrag von Dr. Hans Mustermann von der Universität Basel zum Thema "Medikamentenforschung ohne Tierversuche" kann ohne sein Einverständnis nur für Rotarier und Rotaracter angekündigt werden. D.H. Auf Web Seiten, welche nur mit Login zugänglich sind, Freigabe höchstens für "Alle aktiven Mitglieder, Gäste und Kandidaten (alle Clubs / Organisationen)".
  • Ein Distriktanlass, wie PETS, Distriktkonferenz, Seminar, usw. soll nur für Rotarier und Rotaracter nach dem Login sichtbar werden. D.H. Freigabe höchstens "Alle aktiven Mitglieder, Gäste und Kandidaten (alle Clubs / Organisationen)".
  • Ein Benefizkonzert oder ein Golfturnier von Rotary soll öffentlich publiziert werden. Die Von den Interpreten und / oder  Organisatoren, welche namentlich erwähnt werden soll ein Einverständnis eingeholt werden.

Die Sichtbarkeitstufen "Vorstand" und "Vorstand und Kommissionen" sind für die club-interne Geheimhaltung und haben mit Datenschutz nichts zu tun. Es gibt folgende Empfehlungen:

  • Ein Anlass, an welchem nur Clubmitglieder teilnehmen können, soll nur für Clubmitglieder sichtbar sein.
  • Ein Anlass, an welchem nur Vorstand und / oder Kommissionsmitglieder teilnehmen können, entweder für alle Clubmitglieder oder nur für den Vorstand und/oder Kommissionen sichtbar sein, je nach dem wie die Club-Statuten es definieren. RI empfiehlt die Freigabe aller Vorstandsprotokolle für die Clubmitglieder.

Sichtbarkeit-Stufen

Definition der Sichtbarkeit-Stufen

  • Vorstandsmitglieder (eigener Club / Organisation) => Sichtbar nur nach Login, nur Vorstandsmitglieder  (in FE) oder Administratoren mit Rechten für Inhalte (BE)
  • Vorstands- und Kommissionsmitglieder (eigener Club / Organisation) => Sichtbar nur nach Login, nur Vorstandsmitglieder und Kommissionsmitglieder (in FE) oder Administratoren mit Rechten für Inhalte (BE)
  • Alle aktiven Mitglieder, Gäste und Kandidaten (eigener Club) => Sichtbar nur nach Login, nur Club Mitglieder  (in FE) oder Administratoren mit Rechten für Inhalte (BE)
  • Alle aktiven Mitglieder, Gäste und Kandidaten (eigener Distrikt) => Sichtbar nur nach Login, nur Rotarier + Rotaracter im eigenen Distrikt
  • Alle aktiven Mitglieder, Gäste und Kandidaten (eigener Multi-Distrikt) => Sichtbar nur nach Login, nur Rotarier + Rotaracter CH & FL, resp. Frankreich, Belux usw.
  • Alle aktiven Mitglieder, Gäste und Kandidaten (alle Clubs / Organisationen) => Sichtbar nur nach Login, nur Rotarier + Rotaracter + Mitglieder der Sonderclubs und Kommissionen CH & FL, resp. Frankreich, Belux usw.
  • Öffentlicher Teaser => Anzeige der ersten 3 Zeilen ohne Login, der Rest nur nach Login, nur Rotarier + Rotaracter + Mitglieder der Sonderclubs und Kommissionen CH & FL resp. Frankreich, Belux usw.
  • Öffentlichkeit => Sichtbar ohne Login